如何成功举办黑客松

这是一份由 Joshua Tauberer 根据多次组织和参与黑客松的经验写成的分步指南。

这些笔记来自五年来成功举办的 Open Data Day DC，以及我组织、赞助或参与过的其他公民黑客松。

很多人启发了这里的想法，尤其是与我共同组织 Open Data Day DC 的 Eric Mill、Sam Lee、Katherine Townsend 和 Julia Bezgacheva，以及 Justin Grimes、Matt Bailey、Leah Bannon、Laurenellen McCann 和 Greg Bloom。

什么是黑客松

定义

我对“黑客松”的定义非常宽泛：

• Hacking 是创造性地解决问题，不一定涉及技术。
• 黑客松是人们聚在一起解决问题的活动，持续多久都可以。我组织的大多数黑客松还设有并行的工作坊。

参与者通常组成约 2—5 人的小组，拿出笔记本电脑（如果活动以技术为主题），开始深入处理问题。培训工作坊是很好的并行安排，尤其适合新手，也适合所有参与者。

保持积极的氛围

有些黑客松因为不健康的竞争结构和不切实际的期待而名声不好。不要那样办，就走对了方向。我始终记着以下目标：

• 增强活动所服务的社群。
• 友好地欢迎刚加入社群的人。
• 让参与者有机会学到新东西。
• 提供时间和空间，让参与者在自己感兴趣的问题上取得进展。

不要期待黑客松结束时就真正解决了一个问题。现实问题很难！把黑客松看成解决问题的漫长旅途中的一次停靠，或者为参与者准备的训练，让他们为解决问题做好准备。

既然不会在这次活动里就解决问题，就不要给参与者施加不切实际、也不健康的压力。不要熬通宵，不要让参与者靠大量咖啡因硬撑，也不要划分赢家和输家。就是不要这样做。我办过的黑客松从来没有啤酒、竞赛或时间压力。参与者应该带着精神和活力到来，并受到积极氛围的欢迎。

等等 黑客松也许不是合适的选择

下面的笔记主要讨论组织和后勤，并假定采用以技术为中心的方式。我默认你想办黑客松。但请读一读 Laurenellen McCann 的文章 《你以为你想举办黑客松？再想想》，了解其他与社群互动的方法，它们有时会更好。

也可以考虑不给活动起名“黑客松”。并不是所有人都知道这个词的含义，而“hacking”这个词可能让某些群体更难感到自己受到欢迎。

如果你的黑客松旨在营销某个产品，就停在这里，去读另一份指南。你的目标和我的目标不同。

欢迎新手

成功举办黑客松最难的部分，是欢迎新手，并帮助他们真正参与活动。

新手常常有“冒名顶替综合征”：觉得自己不属于这里，因为自己缺少技能、不够聪明等等。当然，这种想法不对，但在真正产生归属感之前，他们无法获得充实的体验。帮助他们意识到自己也能作出贡献，是组织者的责任。

第一次参加黑客松的人，在寻找项目时常常不知所措。他们可能还不知道，如何把自己的技能与活动中的项目联系起来。知道怎样派上用场，本身就是一种技能。你需要引导他们加入项目，并通过一个过程让他们看见自己可以怎样贡献。如果太多人迷失方向，又缺少启动项目所需的帮助，他们就会离开，尽量避免这种情况。

组织者必须确保每个人都有事情可做。一种办法是提前列出项目负责人的名单：你知道他们会带着某个具体项目来，就可以引导其他参与者加入。同时，可以提前让项目做好接纳新手的准备。还可以组织不依附于项目的活动，例如下文提到的工作坊，新手更容易参与。

也可以考虑给新手配导师，或者在正式活动前，专门给新手组织一次活动，就像 Wikimedia 最近做过的那样。

项目共创

项目共创环节让参与者深入处理问题。人们通常围绕一个项目组成 2—5 人的小组，例如开发新的数据可视化、编写文档，或者共同调查某个问题。大家拿出笔记本电脑，接上电源和 Wi-Fi，开始工作。

共创从项目介绍开始。带着项目来的参与者，可以在活动最开始简短介绍自己要做什么，最多一分钟，让其他人有机会加入。活动结束时，通过收尾展示，让每个项目展示一些成果。

培育好的项目

并不是所有项目都适合黑客松。尽可能让活动中的项目具备以下特点，非常重要：

• 表达清楚。项目应该有明确的问题或待解决事项，同时有一个相对具体的拟议解决办法。
• 目标可达。在有限时间里，大多数项目只能完成原先预想内容的约 25%。管理好项目目标，让参与者在活动结束时有完成事情的满足感，而不是被突然打断的感觉。
• 方便新手加入。为技能不同、水平不同的新手准备随时能开始的任务。编程项目里的这些任务，不能要求参与者先深入理解整个代码库；并且要确保开发环境能在 20 分钟内启动。提前列好任务，或者创建 GitHub issue！
• 由利益相关者带领。利益相关者或“领域专家”使项目贴近现实。没有利益相关者的项目，可能在“解决”一个根本不存在的问题。最好由利益相关者本人，或能很好代表他们的人负责项目。我强烈建议阅读 Laurenellen McCann 的 Build With, Not For 系列，了解如何让利益相关者参与所有公民技术工作。另外，项目负责人仅仅是一个提想法的人，永远不够。如果负责人是利益相关者，却想不到自己如何与其他人一起参与实现，要格外留意。
• 组织有序。对于四人或更多成员的项目，尤其有新手参与时，负责人的职责应包括协调工作、确保每个人都有任务，以及帮助欢迎新成员。

把这些要点当成检查清单。认真考虑这些特点的项目，参与者通常更开心，也更有产出。

如果你已经知道现场会有哪些项目，越早让项目团队思考这些问题越好。可以的话，提前与项目负责人见面，讨论这些方面。对组织者而言，了解这些信息，也有助于把参与者引导到他们可能感兴趣的项目。

有主题的黑客松

主题黑客松把项目限制在某个特定问题内，例如食品可持续性或刑满释放人员重返社会。主题活动能够吸引领域专家，这一点是 Open Data Day DC 这类开放主题活动不太容易做到的；项目也往往围绕专家带来的问题展开。

如果主题黑客松同时以技术为重点，常见的问题是：领域专家很容易识别本领域的问题，却不一定能把它们变成可执行的技术项目；其他参与者可能准备好了使用自己的技能，却不了解主题领域。填补这个差距，需要事先认真规划。

结果常常是现场分成三类人：

1. 领域专家与其他参与者成功合作。
2. 领域专家与其他领域专家一起研究问题，但没有进行实现。
3. 其他参与者努力寻找相关工作，或实现对主题问题价值很小的方案。

第一种很好。第二种只要大家满意，也没问题。但第三种不好：缺少领域指导的参与者会迷失方向。为避免这种情况，提前确保有足够多可执行的项目，能让所有人参与。活动前与领域专家一起，把问题转成项目。参考上文“培育好的项目”，确认问题清楚、必要资源存在（例如数据集），项目需要的技能与预期参与者的技能匹配，而且具备这些技能的人数足够。

另外，一位领域专家可能提出很多想法，但现场只能有效参与一个项目。因此，每约四位非专家参与者，至少应配有一位领域专家和一个可执行项目。

让新手参与新项目

让参与者加入已有项目，可能非常困难，这是共创最难的事情之一。所以，如果新手无法加入已有项目，要准备一些特别容易启动的新项目构想。如果你预计没有多少参与者会带项目来，提前准备想法尤其重要！同时，始终欢迎参与者自己的项目构想。单人项目，也就是一个人独立工作，同样可以！

其他建议

除非现场真的没有足够想法，不要让一个人介绍自己根本不会在活动中参与的项目。否则，只是在浪费所有人宝贵的时间。

共创开始后，不要打断参与者，除非是为了确保工作顺畅、检查每个人都有任务，或帮助大家遵守整体日程。午餐演讲、与远程嘉宾的视频连线等中途活动，会严重分散那些已经迫不及待想推进问题的参与者的注意力。

培训

成功的黑客松可以只有共创、只有培训，或者两者兼有。

如果新手很多，培训工作坊能给他们提供一个更自在的入口，而不用直接投入共创。你可以通过工作坊介绍活动主题，或教授适合某些项目的技术技能。工作坊也可以讨论主题领域中的问题。应尽可能采用互动方式。

谨慎选择工作坊带领者。最好选择已经带过相同工作坊、准备熟练的人。带领者也应像你希望邀请的参与者一样多元，包括性别、种族、年龄等方面。请阅读 Hopper Conference Diversity Guide 中选择讲者的建议。

如果可能，把工作坊放在第二个房间。45—90 分钟是不错的时长。如果有不止一场工作坊，中间留 15—30 分钟，让上一位带领者收尾，下一位完成布置。

在 Open Data Day DC，我们曾在两天内举办六场工作坊，主题包括开放数据和 API 入门、使用 GitHub 协作、开放地图、Python 入门，以及社群参与。

场地与日期

基本要求

寻找并预订场地，是唯一必须显著提前完成的事情。越早预订越好。

寻找能够提供以下条件的场地：

• 合适的座位安排，详见下文。
• 每桌一个电源插排。
• Wi-Fi：是否快速可靠，能否连接全部参与者的设备，是否屏蔽某些端口？
• 投影仪。
• 麦克风，至少大房间里需要。
• 无障碍入口和适合轮椅的座位空间；如果有舞台，也检查舞台是否无障碍。
• 不分性别、单人使用、无障碍的卫生间。

如果举办大型活动，也请阅读这里列出的全部无障碍注意事项。

座位安排

共创和工作坊需要不同的座位安排。共创适合宴会式布局，使用每张大约可坐十人的大圆桌。这种布局能容纳的人数最少，计算场地容量时必须考虑。工作坊则适合教室式布局，使用长方桌，椅子摆在桌子一侧。

时间选择

仔细选择日期，避开夏季、节假日和本领域其他大型活动。对因职业原因参加的人而言，周末不方便；对家长而言，工作日晚上不方便。

询问场地允许的开始和结束时间。确定工作人员到场和离场时间，以及参与者的到场和离场时间。活动前后至少各预留 30 分钟，用于布置、拆除和清洁。

确认你和参与者都能进入场地。如果建筑大门会上锁，确保拿到钥匙，并安排人在门口迎接参与者；可能需要几个人轮换。

还要检查

检查场地是否允许在房间里提供食物。

如果活动在正常营业时间之外举行，检查是否有空调或暖气。

场地预算

专业场地收费不低，需要找到预算适合的地方。最好能找到免费、有良好 Wi-Fi 的场所，例如本地图书馆或朋友的公司。

在大城市举办一整天的大型活动，场地费用可能达到每天数千美元。价格差异很大，没有固定规律，但通常折合每人约 10—30 美元。

赞助

大型活动通常需要赞助。

赞助方会提供现金、空间、食物、T 恤等，并期待从活动中获得回报。他们可能正在招聘，希望发现合适的人才，也可能希望营销某个产品。

想清楚你愿意用什么回报赞助方。你当然会在开场和结束时点名感谢他们，也可能希望发推文感谢。除此之外，要给他们台上的发言时间吗？还是在后方摆一张桌子介绍产品？由你决定。需要取得平衡：得到足够赞助，同时不干扰活动目标。

先算好预算，尤其是场地和食物费用，确定需要多少赞助，再尽早开始寻找赞助方。

食物

理想情况下，早餐提供咖啡和简单餐食，全天提供饮料，尤其是水。食物成本可能出乎意料地高，因此量力而行。

购买什么

只要提供食物，就必须提供素食和不含乳制品的选项，因为这些饮食限制很常见。全部采用素食也不坏。在此基础上，考虑其他限制，例如纯素、犹太洁食、无麸质，尽力满足。

负责任地安排饮食，像家长一样考虑。订相对健康的食物，避免让人困倦的厚重食物（例如面包），或影响状态的东西（例如酒精）。咖啡因和糖可以有，能量很重要，但也要提供真正有营养的食物。

预算和后勤

按每人 7—15 美元估算。披萨最便宜，但基本上也是最不适合给参与者吃的食物，而且并非所有人都能吃，能避免就避免。

如果订餐，通常至少提前三天。

活动赠品

有些活动喜欢提供 T 恤、贴纸等赠品。就我个人而言，预算还有很多更值得花的地方。但如果你确实想提供，请记住：

不要买只有一种尺码的 T 恤，因为人的体型不同。也请阅读 Hopper Conference Diversity Guide 中关于 T 恤的部分。

行为准则

技术活动过去并不总是友好地欢迎女性和少数群体。我们需要改变这一点。采用行为准则，是你能参与改变的一种方式。行为准则不只是执行规则，也是在建立社群规范，并向潜在参与者传递信息：你正在努力创造友好的环境。当然，现场出现问题时，提前制定行为准则也有助于处理。

参考你欣赏的活动采用的准则，或者借鉴 Code for DC 的行为准则和 Tech Lady Hackathon + Training Day 的行为准则。也请阅读 Hopper Conference Diversity Guide 的相关部分。

活动前后的轻松聚会

活动前一晚的轻松聚会，可以让参与者在自在的环境中认识彼此。活动结束后的聚会，则让他们有机会在共同完成工作后继续交流。

大型活动可以提前选择一家酒吧，沟通是否接受这么多人同时到访。你可能需要预订部分空间，如果店家要求，也可能要支付一定押金，或者保证最低消费。

如果提供酒精饮品，要记住：并非所有人都喝酒，例如未满 21 岁的人、孕妇，以及因其他原因不喝酒的人；酒精可能让环境变得不安全或不舒适；喝酒的人需要公共交通回家。因此，要提供无酒精饮料，监督环境，确保专业和舒适，并选择靠近公共交通的地方。

报名

建立一个 Eventbrite 报名表。

报名人数限制

确定最大容量。如果有并行活动，记住所有参与者在开场时会聚在一个房间。因此，所需最大容量可能略高于单个共创房间的容量，因为开场时部分人可以挤一挤或站着。

免费活动通常约有 65% 的报名者实际到场。我在各次活动中反复看到这个数字。所以，可以把报名上限设为实际最大容量的 150%。

收集信息

使用报名表收集以下信息：

• 姓名，以及场地安保可能要求的其他信息。
• 电子邮件地址。
• 职位。
• 是否第一次参加黑客松。
• 属于哪类参与者，例如开发者、设计师、数据科学家、领域专家、政府工作人员、传播者、项目经理、倡导者。
• 想围绕什么开展共创，开放式回答。
• 是否对某些工作坊感兴趣。
• 从哪里得知活动。
• 特殊需要或要求。

提前掌握的信息越多，越容易安排。一开始有人报名，就能考虑他们将怎样参与工作。具体想象每一位报名者怎样在现场持续参与，依据他们提供的信息做好安排。

活动前十天

找到项目负责人

查看谁会来。如果知道有人会带特定项目来，找到这些项目负责人。可以与他们见面：

• 引导他们推进项目。
• 确定怎样接纳新手，以及哪些任务适合新手完成。
• 确定项目需要哪些支持。

参考上文“培育好的项目”。

找到协助人员

如果工作坊需要参与者在笔记本电脑上跟着操作，而且新手很多，应安排协助人员帮助卡住的参与者。计划每 10—20 位参与者至少配一位协助人员。

还要安排报名签到台和建筑大门的工作人员，也可以安排志愿者负责摄影、社交媒体和活动记录，以便活动后讲述现场故事。

给参与者发邮件

这时可以把已知的活动安排尽量多地告诉参与者，让他们提前计划。邮件应包含什么，请参考下文“活动前一天”。

活动前三天

建立小组沟通渠道

让参与者能通过线上渠道交流，并在活动后保持联系。例如：

• 聊天室，例如 Slack。
• 社交媒体渠道，例如 Twitter 或 Facebook 上的话题标签。
• 共享文档空间，例如 Google Docs 或 Dropbox Paper。
• 邮件列表，例如 Google Group。

思考如何讲述活动的故事

活动的长期影响，有一部分取决于人们怎样记住它：

• 选择一个话题标签。
• 建立 Tumblr 或其他公开共享文档空间，供项目记录进展和发布链接，详见上文。
• 思考如何拍摄能讲述活动故事的照片。
• 阅读 Nathan Matias 和 Willow Brugh 关于黑客松媒体制作策略的文章。

准备物资

带到现场的物品包括：

• 用于制作和张贴标识的纸、记号笔与胶带。
• 姓名贴，以及供参与者写名字的记号笔。
• 用于项目规划的卡片、笔、纸和其他用品。
• 如果提供食物，准备塑料杯、纸盘和一次性餐具。

其他事项

• 下好所有餐饮订单。
• 给你认识、可能对活动感兴趣的记者发邮件。
• 给相机充电，为拍照做好准备。
• 有些场地要求提前提交参与者名单。提交时按字母顺序排序！安保人员可能直接打印原样名单，如果顺序混乱，就容易出问题。

再次给参与者发邮件

这时可以再次把已知安排尽量完整地发给参与者，让他们提前计划。具体内容参考下文“活动前一天”。

活动前一天

现场巡检

到场地走一遍，确认有：

• 共创用的宴会式桌子、工作坊用的长方桌。
• 足够的椅子，实际数一数！
• 每桌一个电源插排。
• 可以正常使用的 Wi-Fi。
• 可以正常使用的投影仪和 VGA 转接头，最好也测试一下自己的电脑。
• 麦克风，至少大房间需要。

如果有两个并行活动：

• 分别检查共创房间和工作坊房间是否满足上述要求。
• 确保其中一个房间能在开场欢迎时容纳所有人。

发送活动安排邮件

给报名者发送包含以下内容的邮件：

• 你的联系方式，包括手机号码，方便他们找不到场地时联系。
• 活动前后聚会的信息，包括地点、日期和时间。
• 活动开始与结束的日期和时间。
• 地址、建筑名称、准确的入口位置、路线与地图。
• 如果安保要求，提醒携带身份证件。
• 提醒携带笔记本电脑和充电器。
• 将提供哪些食物和饮料、什么时候提供，例如早餐、午餐、晚餐，以及能满足哪些饮食限制，例如素食。
• 工作坊日程，如果有。
• 行为准则或其链接。
• 场地如存在无障碍限制，说明具体情况。
• 用于提前了解活动主题的阅读材料。
• 组织者姓名，以及对赞助方的致谢。

现场手册

打印包含以下内容的手册：

• Wi-Fi 信息，包括网络名称和密码。
• 活动的话题标签和网址。
• 日程，包括开始、午餐、结束时间，以及工作坊日程。
• 分组讨论房间列表。
• 附近推荐的午餐或晚餐地点，附地图。
• Tumblr 或协作文档的短链接，例如 bitly 链接。

每桌打印一份，也就是大约每 5—10 人一份。

其他安排

• 如果需要，准备欢迎环节的幻灯片。
• 给手机充电，明天会是漫长的一天。

黑客松当天的日程

提前到场时

• 确认桌椅就位、投影仪正常、卫生间正常。
• 从建筑主入口到活动区域，沿途张贴指示牌。
• 张贴卫生间和参与者可能需要前往的其他房间的指示牌。
• 摆好姓名牌。如果事先印好，按字母顺序排列；数量多时，分段排列，并标识每段对应的字母范围。

欢迎环节

用一个简短环节欢迎大家，并说明当天安排：

• 介绍组织者。
• 感谢场地和赞助方，别忘了任何一位，这正是他们赞助你的原因。
• 解释活动的背景和目的。
• 再次介绍行为准则，重点是建立规范，不只是执行规则。
• 询问谁第一次参加黑客松，或者第一次参加你举办的活动，给他们掌声。
• 说明活动安排，包括 Tumblr、工作坊日程、午餐与结束时间。
• 鼓励参与者记录和分享现场笔记，并记录项目进展，参考上文讲述活动故事的部分。

小型活动（约 30 人以内）可以让所有参与者自我介绍。

带着项目来的参与者，接着向所有人介绍项目，有时称作“项目推介”。每人保持简短，内容包括负责人的姓名和所属组织、问题说明、解决办法，以及所需技能或帮助。项目负责人往往会讲得很久，为尊重其他人的时间，可能需要在一分钟时提醒结束。鼓励他们把这个环节理解为分享自己今天要做的有趣事情，而不是招聘成员。

活动进行中

安排专人管理共创房间。巡回检查项目是否顺利，看看有没有人需要东西，或者找不到可做的任务。帮助大家遵守整体日程。在午餐时间，以及收尾前一小时提醒所有人。收尾前确认每组准备好介绍成果，让他们把进展记录在 Tumblr 上。

安排专人管理工作坊。检查工作坊是否按时进行、参与者是否理解内容、后排能否听清带领者的声音。关注带领者是否遇到技术故障。每场工作坊都应始终有一位组织者在场。

收尾展示

收尾让所有人了解其他人一天里做了什么。小型活动可以请志愿者报告自己完成了什么或学到了什么，尤其是工作坊参与者。给大家掌声。

大型活动让每个项目报告成果。如果可以，通过投影展示作品，但保持简短。到这时，项目组可能有很多话想说。每组限制在一到两分钟；如果要用投影，确保收尾开始前就已经准备好。

最后：

• 感谢场地和赞助方。
• 感谢参与者和共同组织者。
• 如有后续聚会，告诉大家去哪里，或安排志愿者带路。

收场

所有参与者离开后，确保场地恢复原样：

• 清洁。
• 撤下标识。
• 检查遗失物品。

活动后复盘

活动后：

• 记录所有做得好的地方，方便下次重复。
• 记录所有出问题的地方，方便下次避免。
• 计算活动总成本和人均成本，了解实际支出。
• 调查参与者喜欢和不喜欢哪些部分。
• 写博客记录这次活动。

© Joshua Tauberer 2014—2017。可根据 CC BY 4.0 授权条款使用。